Réunion informelle du bureau le jeudi 28 Avril 2016

Réunion informelle du bureau tenue le jeudi 28 Avril 2016 à 17h au siège de l’association.

Etaient présents :

André Furlan

Michelle WEISS

Manuel RODRIGUES

Daniel RENARD

Denys MOREAU

Emmanuel RAFFIN

En l’absence de François VIRAG Emmanuel RAFFIN est nommé secrétaire de séance.

Le point est fait sur les dossiers suivants :

Radios locales

André précise avoir procédé aux enregistrement de diverses émissions concernant l’association WB sur les radio locales et va nous indiquer prochainement les heures de diffusion.

Communication : Revue le Festin

André indique que notre association va avoir droit à une important compte rendu de son action et de ses projets dans la revue « LE FESTIN »

Pour information : Première publication culturelle et touristique de l’Aquitaine .Ce sont quelque 10000 exemplaires et 2500 abonnements qui sont diffusés chaque trimestre dans plus de 600 points de vente.

Service Civique :

Emmanuel RAFFIN confirme que le nouveau dossier de demande d’agrément modifié selon les observations formulées par la Sous-Préfecture a bien été envoyé tant à M. JC FEYRIT qu’à Mlle HAMON.

Il précise que la demande d’agrément porte sur 2 contrats (chacun d’une durée de 8 mois) le premier courant du 1er Juin 2016 à 31 Janvier 2017, le second du 1er Janvier au 31 Juillet 2017

Concerts et spectacle en Juin à NERAC

M. FURLAN rappelle que la demande de blocage des rues a bien été envoyée à la Mairie et que nous sommes en attente de réponse.

Exposition de LAVARDAC

M. FURLAN rappelle qu’une réunion de sensibilisation de la population lavardacaise organisée par la Mairie de LAVARADC, est prévue à la salle des fêtes de LAVARDAC le 30 Juin à 18h30 et que seront présents les artistes locaux dont des œuvres seront exposées.

Par ailleurs l’association dévoilera ce jour là deux des œuvres qui seront présentées lors de l’exposition.

Il est important de vérifier que la Mairie a fait le nécessaire pour convier la presse écrite et radiophonique à cette réunion.

Un devis pour le catalogue de l’exposition de 48 pages (papier glacé, format A4) a été fourni par l’imprimerie BULLE COMMUNICATION à LAVARDAC, au prix de 2000 euros TTC pour 1000 exemplaires

Pour financer ce catalogue qui sera ensuite vendu lors de l’exposition il devra être fait appel à 4 sponsors maximum au tarif de 500 euros ( dont 66% fiscalement déductible) à qui seront réservés 4 demi-pages de publicité.

Le texte de l’invitation est arrêté et figure en annexe.

La commune de LAVARDAC sera sollicitée pour payer le publipostage de ces invitations. (la rédaction des adresses sur les enveloppes incombant à l’association pour son fichier de contact) et à la Mairie de LAVARDAC et au différents château viticoles pour leurs propres invités.

Dans Lavardac la signalétique, les flyers et les bâches seront confiées à BULLE COMMUNICATION

Il est prévu que lors de l’inauguration de l’exposition qui aura lieu dans le parc de la Mairie, attenant à la médiathèque, le vin et les fruits et légumes frais seront fournis par les châteaux viticole et la coopérative CADALBRET et que pendant la durée de l’exposition seul sera vendu :

-le catalogue de l’exposition (prix 5,00euros

-des marque-pages sur papier glacé, reprenant des extraits des macro photos de certains tableaux

-des cartes postales reprenant les tableaux et les œuvres exposées.

et que vers le 15 Août 2016 (soit au milieu de l’exposition) sera organisé dans le local de l’exposition une manifestation célébrant l’union entre l’art et le vin et le baptême de la cuvée spéciale 2016 « WB » (mis en bouteille par Thierry CALBO) tirée à 500 bouteilles dans un premier temps et que ce vin sera ensuite commercialisée également dans les locaux de l’exposition. Question : Qui sera le parrain ou la marraine de cette cuvée ?

NB : Au sujet de la fabrication de cette cuvée spéciale et de la mise à disposition pour cette cuvée spéciale du logo de l’association, la discussion avec M. CALBO est en cours et menée par André FURLAN. Les membres sont d’accord pour que ce logo ne soit commercialement utilisé que pour des produits de prestige et pour une durée limitée dans le temps.

Autres sujets :

Les membres présents trouvent que, pour le bureau, le rythme d’une réunion hebdomadaire n’est pas adapté (aucune réunion n’a pu à ce jour réunir l’ensemble du bureau et l’ensemble des outils informatiques permettant de maintenir entre les réunions des informations entre tous les membres) et souhaite que le rythme soit maintenant d’une réunion mensuelle.

Il indique qu’il appartient à François, secrétaire général, d’envoyer d’ores et déjà au membres les convocations pour le prochain CA

Exposition envisagée dans le Gers : André demande que la réunion prévue doit être confirmée par François VIRAG

Correspondance à faire :

André demande que deux lettres soit envoyées :

-l’une aux sponsors de l’inauguration (châteaux viticoles et Cadalbret) pour les remercier de leur présence le 12 Juillet, leur préciser le nombre d’invités attendus (environ 500) et leur indiquer que des invitations vont leur être remises pour qu’ils puissent inviter leurs propres clients.

Par ailleurs il devra leur être préciser que leur nom et leur qualité de sponsor pour cette manifestation sera mentionnée sur notre site web

-l’autre au service social de la Mairie de NERAC ainsi qu’à celui de LAVARDAC pour leur offrir 100 entrées gratuites à l’exposition, destinées à ce qu’ils puissent les remettre aux personnes qui bénéficient de leur aide dans leur commune.

Emmanuel indique qu’il va rédiger les courrier et les adresser à André.

La séance est levée à 19h.30 et la prochaine réunion du bureau sera cumulée avec celle du CA